Kreis Wesel

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Elektronische Kommunikation mit dem Kreis Wesel

Inhalt

Rahmenbedingungen

Die verschieden Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation

 

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gem. § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung des Kreises Wesel für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Kreisverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über folgende Wege elektronisch an die Kreisverwaltung Wesel gesandt werden:

Die Virtuelle Poststelle (VPS) des Kreises Wesel.

Die VPS umfasst die Einsatzgebiete:

  • Web-basierte (Client-Server) Kommunikation
  • E-Mail-Kommunikation
  • Anbindung an Fachverfahren

Die VPS ist ein zentrales System, das

  • ausgehende Nachrichten verschlüsseln kann
  • ausgehende Nachrichten signieren kann
  • eingehende, verschlüsselte Nachrichten entschlüsselt
  • die Signatur eingehender Nachrichten überprüft.

An die VPS können Nachrichten als E-Mail-, als OSCI-Nachricht oder per http-Upload übermittelt werden.

Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" ersetzt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens des Kreises Wesel unterstützt.

  • S/MIME

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Download bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Kreisverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein muss. Der Kreis Wesel kann zur Zeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • S-Trust
  • DATEV eG
  • D-Trust
  • TeleSec
  • TC TrustCenter

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

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Die De-Mail mit Absenderbestätigung.

Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch den verschlüsselten und authentifizierten Versand ersetzt. Nutzer müssen sich für De-Mail mit Absenderbestätigung mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Die De-Mail-Dienstanbieter versehen dabei die die De-Mail und mögliche Dateianhänge mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur.

Beachten Sie bitte auch die Informationen zu den verschieden Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation mit dem Kreis Wesel.

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Besonderes Behördenpostfach (beBPo)

Das besondere Behördenpostfach dient zur elektronischen Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden.

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Weiter Informationen
  • Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 60 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
  • Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Kreisverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
    Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:
    • Adobe Acrobat (.pdf)
    • Rich Text Format (.rtf)
    • Textdateien im Format ASC II(.txt)
    • Microsoft Word bis Version 2016 (.doc, .docx)
    • Microsoft Excel bis Version 2016 (.xls, .xlsx)
    • Microsoft Powerpoint bis Version 2016 (.ppt, .pps, pptx)
    • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
    • Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)
  • Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Kreisverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.
  • Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit dem Kreis Wesel und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B.anderen Behörden oder Institutionen.

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Die verschiedenen Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation mit dem Kreis Wesel

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit dem Kreis Wesel kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter der Kreisverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar.

Es ist hierbei grundsätzlich zwischen einfachen formlosen Schreiben und formgebundenen Schreiben, die in der Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen (z.B. Widerspruch und viele Anträge), zu unterscheiden. Auch bei der elektronischen Übersendung von Dokumenten gibt es diese Unterschiede, diese möchten wir Ihnen nachfolgend erläutern

Formlose elektronische Kommunikation

Die formlose elektronische Kommunikation per E-Mail kann für einfache Anliegen, Hinweise und Beschwerden sowie Terminanfragen und ähnlichen Anliegen verwendet werden. Es gilt der Grundsatz, dass keine eigenständige Unterschrift benötigt wird.

Sie sollten bedenken, dass E-Mails wie Postkarten zu betrachten sind deren Inhalt auf dem Übertragungsweg für jeden Hacker lesbar sein kann und grundsätzlich auch verändert werden könnte.

Per E-Mail

Für eine formlose Kommunikation per E-Mail ist nachfolgende zentrale E-Mail-Adresse eingerichtet: post@kreis-wesel.de

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Per De-Mail ohne Absenderbestätigung

De-Mails werden von den De-Mail-Anbieterinnen und -Anbietern verschlüsselt versandt. Sie eignen sich daher auch für Mitteilungen, die nicht die Schriftform erfordern, aber vielleicht schützenswerte Informationen beinhalten. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau.

Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet: post@kreis-wesel.de-mail.de

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Rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronsicher Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über 'elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG' versehen sein oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden. Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Unterschrift in der Papierform).

Elektronische Übermittlung von E-Mails mit qualifizierte elektronischer Signatur

Neu ist ab sofort, dass auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E Mail-Adresse: vps@kreis-wesel.de

an den Kreis gesandt werden können.Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann in einer E-Mail durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die beim Kreis Wesel eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des weiteren können die Nachrichten an die Kreisverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat der Kreis Wesel eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.

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Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung

De-Mail Logo

Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit dem Kreis Wesel elektronisch kommunizieren.

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizieren Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet: post@kreis-wesel.de-mail.de

Was steckt hinter De-Mail?

De-Mail bietet für Sie die Möglichkeit elektronische Nachrichten so einfach zu versenden, wie Sie es bisher von der E-Mail gewöhnt sind.

Sie richten sich bei zugelassenen Anbieterinnen und Anbietern für die De-Mail ein Konto ein. Zugelassene Anbieterinnen und Anbieter finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Wenn Sie eine De-Mail-Adresse einrichten möchten, müssen Sie sich einmalig persönlich identifizieren. Dies können Sie mit dem elektronischen Identitätsnachweis im neuen Personalausweis oder im elektronischen Aufenthaltstitel erledigen. Auf Nachfrage können Sie sich auch von den Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern der Unternehmen persönlich identifizieren lassen.

Warum De-Mail verwenden?

De-Mail ist ein elektronisches Kommunikationsmittel, welches auf der E-Mail-Technik basiert. Mit De-Mail können Nachrichten und Dokumente vertraulich, sicher und nachweisbar über das Internet versendet und empfangen werden. Zusätzlich gibt es Sende- und Empfangsbestätigungen, so dass Sie zum Beispiel auch Einschreiben elektronisch versenden können. Mit der De-Mail soll ein elektronisches Gegenstück zur heutigen Briefpost etabliert werden. Als Vergleich entspricht dabei die De-Mail einem verschlossen Brief und die einfache E-Mail einer theoretisch für jeden lesbaren und veränderbaren Postkarte.

Allgemeine Informationen zur De-Mail

Zusätzliche Informationen zur De-Mail, zu zugelassenen Anbieterinnen und Anbietern oder dem De-Mail-Gesetz finden Sie unter Links.

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Besonderes Behördenpostfach (beBPo)

Gemäß der Elektronischen Rechtsverkehrsverordnung (ERVV) sind die Kommunen verpflichtet, spätestens ab dem 1. Januar 2022 als sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden ein besonderes Behördenpostfach (beBPo)einzurichten und zu nutzen. Für den Kreis Wesel wurden daher ein entsprechendes Postfach eingerichtet.

Eingehende Mails an das besondere Behördenpostfach werden zentral durch die Poststelle bearbeitet und an die entsprechenden Vorstands- oder Fachdienstpostkörbe weitergeleitet.

Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen den besonderen elektronischen Behördenpostfächern und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist.

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Kontakt

Fachdienst 16 IT und zentraler Service
Büro: Wesel, Reeser Landstraße 31

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